Tentang APSI

Pada semester 3 Kumputerisasi Akutansi(KA) di Kampus Bina Sarana Informatika, terdapat beberapa matakuliah KBK (Kurikulum Berbasis Kompetensi), salah satunya yaitu Analisa Perancangan Sistem Informasi dan Komunikasi atau lebih familiar dikalangan mahasiswa dan dosen mata kuliah ini disebut-sebut APSI.

Pertemuan 1-6, dosen memberikan materi matakuliah

Pertemuan 7, dosen memberikan QUIZ/review materi

Pertemuan 8, dilaksanakan UTS untuk pertemuan 1-6

Oleh karena APSI adalah matakuliah KBK, maka pada pertemuan ke 9-14 mahasiswa mempresentasikan tugas pembuatan KKP (Kuliah Kerja Praktek) secara berkelompok.

Materi KKP dibuat dalam bentuk tulisan dan sebagai bukti bahwa mahasiswa Riset/PKL, maka mahasiswa menyertakan dokumentasi baik berupa video profil perusahaan maupun foto-foto dokumentasi pada saat riset dan wawancara.

Adapun capaian pembelajaran bagi mahasiswa yaitu :

Mahasiswa mampu menganalisa dan menggambarkan Sistem Informasi yang berjalan pada perusahaan serta membuat laporan dari hasil analisa tersebut dan dapat mempresentasikan hasil analisa secara berkelompok.

Isi dari Laporan tersebut antara lain :

A. Prosil Perusahaan

 1. Data tentang perusahaan

 2. Visi dan Misi Perusahaan

 3. Sejarah Perusahaan

 4. Struktur Organisasi

B. Analisa Sistem Informasi Perusahaan/Organisasi

 1. Menjelaskan prosedur sistem berjalan di perusahaan

 2. Mengobservasi dan mempelajari dokumen-dokumen yang terkait dengan subsistem yang dianalisa

 4. Menjelaskan permasalahan/kendala di perusahaan

Dalam membuat Makalah/Laporan tentunya Kampus BSI mempunya standar khusus bagi mahasiswanya. Kelengkapan Outline tersebut dapat dilihat pada Outline KKP

Read More

Outline KKP

Dalam hal riset/KKP judul yang dapat diambil tentunya yang berkaitan dengan sistem informasi,
dibawah ini beberapa contoh judul :
- Analisa Sistem Informasi Penjualan Pakaian Pada PT. ABC Jakarta
- Analisa Sistem Informasi Pembelian Bahan Baku Pada PT. ABC Depok
- Analisa Sistem Simpan Pinjam Pada Koperasi ABC Bogor
- Analisa Sistem Peminjaman dan Pengembalian VCD Pada Rental ABC Tangerang
- Analisa Sistem Peminjaman dan Pengembalian Buku Pada Perpustakaan SMA X Tangerang
- Analisa Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku Pada PT. ABC Bogor

dalam riset/PKL harus diengkapi dengan surat riset/PKL

BENTUK OUTLINE KKP

Lembar Judul KKP
Lembar Judul Persetujuan dan Pengesahan KKP
Lembar Penilai KKP

Kata Pengantar
Daftar Isi
Daftar Simbol
Daftar Gambar
Daftar Tabel
Daftar Lampiran

BAB I PENDAHULUAN
           1.1 Umum
           1.2 Maksud dan Tujuan
           1.3 Metode Penelitian
           1.4 Ruang Lingkup
           1.5 Sistematika Penulisan

BAB II LANDASAN TEORI
           2.1 Konsep Dasar Sistem
           2.2 Peralatan Pendukung (Tool System)

BAB III ANALISA SISTEM BERJALAN
           3.1 Umum
           3.2 Tinjauan Perusahaan
                3.2.1 Sejarah Perusahaan
                3.2.2 Struktur Organisasi dan Fungsi  
           3.3 Prosedur Sistem Berjalan
           3.4 Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan
           3.5 Kamus Data Sistem Berjalan
           3.6 Spesifikasi Sistem Berjalan
                3.6.1 Spesifikasi Bentuk Dokumen Masukan
                3.6.2 Spesifikasi Bentuk Dokumen Keluaran
                3.6.3 Spefisikasi File (*)
                3.6.4 Struktur Kode (*)
                3.6.5 Spesifikasi Program (*)        
           3.7 Permasalahn
           3.8 Pemecahan Masalah

BAB IV PENUTUP
           4.1 Kesimpulan
           4.2 Saran

Daftar Pustaka
Daftar Riwayat Hidup
Surat Keterangan PKL/Riset
Form Penilaian KKP
Lampiran

keterangan : * Apabila sistem sudah terkomputerisasi

Read More

Terminologi analisa sistem

Analisa merupakan suatu kegiatan yang dimulai dari proses awal di dalam mempelajari serta mengevaluasi suatu bentuk permasalahan (case) yang ada

SISTEM Merupakan Seperangkat unsur-unsur yang terdiri dari manusia, mesin/alat & prosedur serta konsep-konsep yang dihimpun menjadi satu untuk maksud & tujuan bersama.

INFORMASI merupakan Data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna & berarti bagi yang menerimanya

Jenis-jenis Sistem

1. Level Organisasi, terdiri dari Transaction Processing System.

2. Level Knowledge, terdiri dari Office Automation System dan pendukung Knowledge Work System.

3. Level Sistem Ahli, terdiri dari Sistem Informasi Manajemen dan Decision Suport System.

4. Level Manajemen Stratergis, terdiri dari Executive Suport System, Group Decision Suport Systemdan lebih umum dijelaskan Computer Supported Collaborative work System

Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Siklus Hidup Pengembangan Sistem

Tiga Peranan Utama Analis Sistem :

1. Penganalis sistem sebagai seorang konsultan

2. Penganalis sistem sebagai ahli pendukung

3. Penganalis sistem sebagai agen perubahan

Tahap-Tahap dalam Analis Sistem:

1. Menentukan secara tepat mengebai sasaran sistem

    Sistem analis harus melakukan pemeriksaan terhadap kebijakan dan prosedur pengolahan data dan sistem informasi yang diterapkan pada saat ini yang disebut dengan present system.

2. Mempelajari bentuk organisasi

    Melakukan studi terhadap organisasi meliputi bagan organisasi, job description, mempelajari aliran data yang berlangsung, hubungan dan keterkaitan fungsi dan pekerjaan diantara bagian dalam organisasi serta apa pengaruh dari luar kepada sistem dalam perusahaan.

3. Menganalisis laporan yang saat ini sudah dihasilkan

    Analis terhadap ketepatan waktu laporan, muatan data yang kurang, jumlah dan frekuensi laporan yang dihasilkan. 

4. Melakukan penelitian terhadap penyelenggaraan sistem dan prosedur yang saat ini dijalankan

   Analis terhadap kebijakan dan prosedur penyelenggaraan pengolahan data baik yang manual maupun yang sudah terkomputerisasi.

5. Mengidentifikasi data masukan

   Analis sistem harus mempelajari data-data input yang nantinya akan sangat berpengaruh atas kualitas informasinya.

6. Melakukan evaluasi terhadap efektifitas sistem yang sedang berjalan

     Membuat kesimpulan atas analisis efektivitas present system dan analis menyediakan beberapa alternatif pilihan sistem, dengan segala tinjauan kemungkinan-kemungkinan yang terjadi, baik kekurangan maupun kelebihannya.

Sasaran Perancangan Sistem
1. Menentukan secara tepat banyaknya informasi
2. Melakukan upaya standarisasi
3. Pengembangan sistem pengendalian
4. Mengurangi fungsi-fungsi yang terduplikasi


Dasar Perancangan Sistem
1. Apakah sistem yang lama akan dikembangkan atau cukup disederhanakan
2. Apakah sejumlah langkah benar-benar penting dan apakah sudah dikerjakan dengan sebaik mungkin
3. Menengarai adanya fungsi-fungsi yang mengalami redundansi dan duplikasi
4. Sistem baru hendaknya bekerja lebih cepat, lengkap dan menyeluruh dibanding sistem lama

Read More

Data Flow Diagram

Data Flow Diagram menggambarkan pandangan mengenai masukan, proses dan keluaran sistem yang berhubungan dengan masukan, proses dan keluaran serta merepresentasikan dan menganalisis prosedur-prosedur mendetail dalam sistem yang lebih besar. Diagram Alir Data juga mampu mengkonseptualisasikan bagaimana data-data berpindah di dalam organisasi. Pada aliran data menekankan logika yang mendasari sistem.

SIMBOL-SIMBOL

Simbol DFD

a. Lingkungan Luar (External Entity)
Digambarkan dalam simbol kotak rangkap dua yang digunakan untuk menggambarkan awal dan akhir data, External Entity dapat berupa orang, organisasi atau sistem lainnya yang memberikan input atau menerima output dari sistem atau keduanya dan merupakan sumber atau tujuan data.
b.  Arus Data (Data Flow)
Digambarkan dengan anak panah yang digunakan untuk arah dari proses sistem. Data flow ini digunakan untuk menerangkan perpindahan data atau informasi dari suatu bagian ke bagian lainnya. Data flow ini mengalir diantara proses (process), simpanan data (data store) dan kesatuan luar (external entity). Selain menunjukkan arah alir data, data flow ini perlu diberikan nama sesuai dengan data atau informasi yang dimaksud.

c. Proses (Process)
Digambarkan dengan simbol bujursangkar yang membulat yang digunakan untuk menunjukkan kegiatan yang dilakukan oleh orang, mesin, atau komputer dari hasil suatu alir data yang masuk ke dalam proses untuk dihasilkan alir data yang keluar dari proses.

d. Simpanan Data (Data Store)
Digambarkan dengan simbol bujursangkar dengan ujung terbuka, yang menunjukkan suatu tempat penyimpanan data yang berupa suatu file di sistem komputer, arsip atau catatan manual, kotak tempat data pada meja, tabel acuan manual dan agenda.



Kelebihan Pendekatan aliran data

1. Kebebasan dari menjalankan implementasi teknis sistem yang terlalu dini
2. Pemahaman lebih jauh mengenai keterkaitan satu sama lain dalam sistem dan sub sistem.
3. Mengkomunikasikan pengetahuan sistem yang ada dengan pengguna melalui diagram alir data.
4. Menganalis sistem yang diajukan untuk menentukan apakah data-data dan proses yang diperlukan sudah ditetapkan.



ATURAN MAIN MENGGAMBAR DFD

1. Dalam DFD tidak boleh menghubungkan antara EXTERNAL ENTITY dengan EXTERNAL ENTITY secara langsung
2. Dalam DFD tidak boleh menghubungkan antara DATA STORE dengan DATA STORE secara langsung
3. Dalam DFD tidak boleh menghubungkan antara DATA STORE dengan EXTERNAL ENTITY secara langsung (atau sebaliknya)
4. Setiap PROSES harus ada DATA FLOW yang masuk dan ada DATA FLOW yang keluar.
5. Aliran data tidak boleh terbelah menjadi dua atau lebih aliran data yang berbeda.



TAHAPAN PROSES PEMBUATAN DFD

1. DIAGRAM KONTEKS
Tingkatan tertinggi dalam diagram alir data dan hanya memuat satu proses, menunjukkan sistem secara keseluruhan, diberi nomor nol dan tidak memuat penyimpanan data.

2. DIAGRAM NOL (0)
Menggambarkan detail dari diagram konteks, masukan dan keluaran yang ditetapkan dalam diagram konteks tetap konstan dalam semua diagram suburutannya dan sudah menunjukkan bentuk penyimpanan.

3. DIAGRAM DETAIL
Dikembangkan untuk menciptakan diagram anak yang lebih mendetail. proses pada diagram 0 yang dikembangkan disebut parent process (proses induk) dan diagram yang dihasilkan disebut child diagram. apabila proses tersebut tidak dapat lagi dikembangkan disebut proses primitif.


LANGKAH-LANGKAH MENGEMBANGKAN DAD
1. Membuat sebuah daftar tentang kegiatan-kegiatan bisnis dan digunakan untuk mementukan berbagai macam :
 - Entitas Eksternal
 - Aliran Data
 - Proses-proses
 - Penyimpanan data
2. Menciptakan sebuah diagram yang menunjukkan entitas-entitas eksternal dan aliran-aliran data menuju sistem.
3. Menggambar diagram nol yang menunjukkan proses-proses dan penyimpanan data.
4. Menciptakan diagram anak untuk setiap proses dalam diagram 0.
5. Mengecek kesalahan dan memastikan label-label yang ditetapkan untuk setiap proses dan aliran data.

Read More

Analisa sistem informasi persediaan barang manufaktur

Persediaan barang merupakan salah satu unsur penting dalam operasional dalam perusahaan manufaktur. Sistem persediaan barang dalam perusahaan yang diamati dibagi menjadi 2 bagian, yaitu gudang penyimpanan bahan baku untuk diproduksi dan gudang barang jadi setelah proses produksi. 

Pada sistem persediaan bahan baku alur keluar masuk barang produksi sangat berpengaruh dalam kelancaran produksi. Persediaan barang mencakup permintaan barang dari bagian produksi untuk diproduksi, penerimaan barang dari supplier, dan penempatan/ penyimpanannya di gudang. Seiring dengan perkembangan, perusahaan meningkatkan produksi barang untuk memenuhi kebutuhan pesanan dan memberi kepuasan kepada konsumen. Dengan semakin bertambahnya permintaan dan produksi, muncul permasalahan yaitu kesulitan untuk mendapatkan informasi persediaan barang yang cepat, tepat dan akurat.

Dalam suatu proses produksi pasti ada peran penyimpanan barang, hal itu berkaitan dengan stok/persediaan barang di gudang. Sehingga peran sistem persediaan barang tidak kalah penting untuk menunjang proses produksi perusahaan tersebut.

PROSEDUR SISTEM BERJALAN

1. Proses Analisa Kebutuhan Barang
Dalam proses pengadaan barang, berawal dari PPIC (Production Planning Inventory Control)mendapatkan Daftar Kebutuhan Part yang diberikan oleh PPC (Production Planning Control). Setelah itu PPIC  akan melakukan kalkulasi kebutuhan barang untuk proses produksi berdasarkan arsip data barang yang ada. Kemudian PPIC membuat Permohonan Pembelian Barang (PPB)yang terdiri dari nama barang, spesifikasi, jumlah dan tanggal datang lalu diberikan ke Purchasing.

2. Proses Pemesanan Barang
Setelah mendapatkan permintaan dari PPIC, berdasarkan data Permohonan Pembelian Barang (PBB),Purchasing membuat Purchase Order (PO) untuk dikirim ke Supplier. Setelah PO diterima oleh Supplier, pihak Purchasing akan diberikan konfirmasi perihal jadwal kedatangan barang dari Suppliertersebut, yang kemudian bagian Purchasing akan merekapnya dalam dokumen berupaPemberitahuan Kedatangan Barang (PKB) untuk diberikan ke bagian Gudang, yang isinya jadwal kedatangan barang dan daftar barang yang dipesan (yang akan datang).

3. Proses Penerimaan Barang
Proses penerimaan barang dilakukan oleh Gudang, diawali dari kedatangan barang dari supplier.Supplier akan memberikan tanda terima berupa faktur pembelian kepada bagian gudang, kemudian diserahkan ke bagian Puschasing. Setelah barang diterima, Gudang akan membuat STG (Sudah Terima Gudang) yang nantinya akan diberikan ke Purchasing sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh gudang dengan baik dan benar. Selain itu Gudang harus memasukan data kedatangan ke dalam Kartu Stok berdasarkan data Pemberitahuan Kedatangan Barang (PKB).

4. Proses Pengeluaran Barang
Proses pengeluaran barang diawali saat Gudang menerima Permohonan Pengambilan Bahan Baku (PPBB) dari bagian Produksi (PPC). Setelah menerima PPBB dari bagian Produksi, maka bagian Gudang akan menandatangi PPBB tersebut dan copian-nya sebagai arsip, kemudian  mengeluarkan bahan baku sesuai dengan permintaan.

5. Proses Pembuatan Laporan
Setelah mengeluarkan bahan baku, Gudang akan input data pengeluaran barang ke kartu stok berdasarkan data PPBB. Dalam pembuatan laporan diawali dengan Gudang menghitung secara fisik stok bahan baku yang masih terdapat di store bahan baku. Setelah menghitung, Gudang akan mencocokan data hasil dari penghitungan dengan Kartu Stok. Jika jumlah bahan baku aktual tidak sesuai dengan yang ada di Kartu Stok, maka Gudang akan melakukan telusur sampai jumlah bahan baku sesuai dengan yang ada di Kartu Stok. Jika jumlah bahan baku sudah sesuai dengan jumlah yang ada di Kartu Stok, maka Gudang akan memasukan data ke dalam Data Stok Opname sebagai laporan bulanan dan akan diberikan ke PPIC, sedangkan kartu stok akan direkap dan dilaporkan perbulan kepada PPIC juga.


DIAGRAM ALIR DATA SISTEM BERJALAN
Data Flow Diagram (DFD) atau Diagram Alir Data (DAD) Sistem Berjalan pada Sistem Informasi Persediaan Bahan Baku tersebut diatas bisa digambarkan sebagai berikut :

a. DIAGRAM KONTEKS

Diagram konteks sistem berjalan

Keterangan :
1. DKP        : Daftar Kebutuhan Part
2. PPB        : Permohonan Pembelian Barang
3. PO        : Puschase Order
4. STG        : Sudah Terima Gudang
5. PPBB        : Permohonan Pengambilan Bahan Baku
6. PKB        : Pemberitahuan Kedatangan Barang
7. Lap. Stok Op    : Laporan Stok Opname
8. PPC        : Production Planning Control
9. PPIC        : Production Planning Inventory Control


b. DIAGRAM NOL

Diagram Nol sistem berjalan

c. DIAGRAM DETAIL
   1. Detail Proses Analisa Kebutuhan Barang

Diagram Detail 1.0 Sistem Berjalan

   2. Detail Proses Pemesanan Barang

Diagram Detail 2.0 Sistem Berjalan

   3. Detail Proses Penerimaan Barang

Diagram Detail 3.0 Sistem Berjalan

Read More

Teknik Pengkodean

Kode digunakan untuk mengklasifikasikan data, memasukkan data ke dalam komputer dan untuk mengambil bermacam-macam informasi yang berhubungan dengannya. Kode dapat berupa kumpulan angka, huruf dan karakter khusus.

Maksud Pengkodean :
1. Menjaga hubungan dengan sesuatu Maksud dari pengkodean ini hanya untuk mengenali seseorang, tempat atau hanya sesuatu untuk menjaga hubungan dengan informasi yang diwakili.
- Urutan Kode Sederhana
- Kode Derivasi Abjad

2. Klasifikasi informasi
Menghasilkan kemampuan untuk membedakan di antara kelas-kelas item
- Klasifikasi Kode
- Blok urutan Kode

3. Merahasiakan Informasi
Yang digunakan untuk merahasiakan atau menyembunyikan informasi yang kita tidak ingin orang lain mengetahuinya.
- Kode Chiper

4. Mengumumkan informasi
Yang digunakan untuk mengumumkan informasi melalui suatu kode sehingga membuat informasi data lebih berarti
- Kode Subset Digit-Signifikan
- kode Mnemonik

5. Meminta Tindakan Tepat
Kode sering diperlukan untuk mengarahkan kmputer maupun pembuat keputusan tentang tindakan apa yang diambil dan diarahkan kepada “Fungsi Kode” yang secara khusus mengambil bentuk dari urutan maupun kode Mnemonik.


Petunjuk Pembuatan Kode
- Meringkas
- Menjaga kode tidak berubah
- Memastikan bahwa kode adalah unik
- Membiarkan kode dapat diurut
- Menghindari kode yang mirip
- Menjaga kode yang seragam
- Membolehkan modifikasi kode
- Membuat kode berarti
- Menggunakan kode


Contoh Struktur Kode

Read More